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La FFMC s’engage à respecter la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.
Nous respectons votre droit à la vie privée et nous avons mis en place des politiques et des pratiques visant à garantir que vos renseignements personnels sont traités de manière responsable.
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est pleinement en vigueur depuis le 1er janvier 2004.
Les obligations prévues par la LPRPDE s’appliquent à toutes les organisations au Canada, à l’exception de la Colombie-Britannique, de l’Alberta et du Québec, qui disposent d’une législation provinciale similaire.
La politique de confidentialité de la FFMC est guidée par les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA).
Le Code type de l’Association canadienne de normalisation constitue la base de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Dans cette déclaration de confidentialité, nous décrivons la manière dont nous protégeons les renseignements personnels de nos membres, de nos parties prenantes et d’autres tiers, tels que les consultants.
Nous communiquons fréquemment avec nos membres au sujet des activités de la FFMC et des projets spéciaux, et pendant le processus de recrutement des membres.
Par conséquent, nous avons besoin d’informations de contact et d’adresses courriel à jour.
Tout renseignement personnel fourni à la FFMC reste confidentiel conformément au Code type de l’Association canadienne de normalisation.
La FFMC utilise le terme « renseignements personnels » pour décrire la plupart des types de renseignements tels que : votre nom, votre date de naissance, votre adresse postale et votre numéro de téléphone, les informations relatives à votre carte de crédit et votre numéro d’identification.
Les renseignements figurant sur votre carte professionnelle (tels que l’intitulé de votre poste, votre adresse professionnelle, vos numéros de téléphone et de télécopie professionnels) ne sont généralement pas considérés comme des renseignements personnels.
La FFMC a besoin de collecter, d’utiliser et de conserver des informations pour fournir des services.
Nous vous demanderons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires à la fourniture de nos services, et nous vous indiquerons la manière dont nous avons l’intention d’utiliser ces renseignements.
Vous avez le droit de refuser que vos renseignements soient divulgués à des sources extérieures ou à des fins de publication.
Pour assurer la protection de votre vie privée, la FFMC s’engage à respecter les dix principes énoncés par l’Association canadienne de normalisation.
1. Responsabilité
La FFMC est structurée de telle sorte que les informations sont principalement conservées par certains employés.
La FFMC a confié à ces employés la responsabilité de répondre à vos préoccupations en matière de protection de la vie privée.
Si vous avez des préoccupations sur la manière dont vos renseignements sont traités ou si vous avez des questions sur notre politique de confidentialité, n’hésitez pas à nous envoyer un courriel à fmwcmain@fmwc.ca. Les dossiers des membres sont gérés par le service des membres (fmwcmain@fmwc.ca).
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Si nous avons l’intention d’utiliser ou de divulguer vos renseignements d’une manière autre que celle qui vous a été décrite au moment de la collecte, nous veillerons à ce que vous en soyez informé(e) et à ce que vous donniez votre consentement.
La FFMC utilisera également les renseignements personnels à d’autres fins, telles que l’examen des informations démographiques et/ou la réalisation d’analyses statistiques afin de développer des services basés sur les besoins de nos membres.
La FFMC peut communiquer de temps à autre des données limitées à des organisations médicales tierces telles que l’AMC et la SOGC.
Les données communiquées à cette fin peuvent comprendre des noms, des adresses professionnelles et des spécialités, mais rarement des numéros de téléphone ou de télécopie professionnels ou des adresses courriel.
Nos accords avec les organisations limitent l’utilisation aux fins approuvées.
La FFMC ne vend ni ne cède les renseignements relatifs à ses membres à des spécialistes du télémarketing, à des courtiers en listes de diffusion ou à des sociétés pharmaceutiques.
La FFMC fait parfois appel à des entreprises extérieures ou à des personnes extérieures pour fournir certains services administratifs nécessitant l’accès aux renseignements relatifs aux membres.
Ces services peuvent inclure des services de gestion de documents ainsi que des services de publipostage et de distribution.
En outre, la FFMC peut partager des statistiques et des renseignements non personnels avec les médias, avec d’autres organisations médicales, avec des agences gouvernementales et avec d’autres tiers.
Par exemple, nous pouvons publier des statistiques sur la répartition géographique de nos membres.
Cependant, ces données ne permettent pas d’identifier les noms des membres ou d’établir un lien avec d’autres renseignements personnels.
3. Consentement
La FFMC respecte votre droit à la vie privée.
Ainsi, nous vous demandons votre consentement chaque fois que nous recueillons vos renseignements personnels.
Selon la nature des renseignements, votre consentement peut être recueilli par le biais d’un formulaire ou d’une lettre, par voie orale ou, dans certains cas, de manière implicite.
Vous avez le droit de refuser d’accorder votre consentement à toute demande d’utilisation de vos données personnelles.
Pour exercer ce droit ou pour toute question relative à vos renseignements personnels, veuillez nous envoyer un courriel à fmwcmain@fmwc.ca.
4. Limitation de la collecte
La FFMC ne collecte pas de renseignements personnels sans discernement, et elle limite la collecte à ce qui est nécessaire à l’accomplissement de sa mission.
En collectant des renseignements limités à ces objectifs, la FFMC contribue à vous protéger contre les utilisations inutiles ou accidentelles de vos renseignements personnels.
La FFMC interdit à son personnel de recueillir des informations par le biais de tromperies ou de fausses déclarations.
5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti.
La FFMC ne vend ni n’échange des renseignements personnels à des fins commerciales.
La FFMC s’engage à ne conserver vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.
La FFMC s’engage également à supprimer ou à détruire les dossiers contenant ces renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Cela sera effectué en respectant des procédures visant à assurer le maintien de votre vie privée.
Afin de conserver des archives complètes des activités de la FFMC, les dossiers des membres sont conservés tant qu’ils sont membres et jusqu’à ce qu’ils ne soient plus membres émérites.
Si la FFMC fait appel à des tiers pour traiter vos renseignements, nous leur demanderons d’adhérer à des procédures de protection de la vie privée qui préserveront la confidentialité de vos renseignements.
Ces tiers ne recevront que les renseignements nécessaires à l’exécution de leurs services de traitement des renseignements.
6. Exactitude
Nous nous engageons à veiller à ce que nos dossiers contenant vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour.
Il est de votre responsabilité d’informer la FFMC de tout changement pertinent concernant vos renseignements personnels.
Nous prendrons des mesures pour que vous puissiez vérifier de temps à autre les renseignements contenus dans votre dossier.
En cas de renseignements contradictoires (tels que les renseignements figurant sur un formulaire d’inscription à un événement éducatif), il vous sera demandé de confirmer l’exactitude de vos renseignements personnels.
7. Mesures de sécurité
La FFMC utilise des mesures de sécurité appropriées pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.
Ces mesures de sécurité sont conçues pour empêcher la perte ou le vol ainsi que les tentatives non autorisées d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification de vos renseignements personnels.
Vos dossiers ne sont accessibles qu’au personnel autorisé à y accéder, et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour vous fournir des services.
Des processus de gestion des risques physiques (tels que des systèmes d’alarme dans les bâtiments, des clôtures périmétriques, des classeurs verrouillés) et des risques technologiques (pare-feu, mots de passe pour tous les utilisateurs pour l’accès aux ordinateurs, mots de passe distincts pour l’accès à la base de données, pare-feu et logiciels qui détectent les tentatives d’intrusion et les virus) sont mis en place pour protéger vos renseignements personnels.
Tout le personnel de la FFMC connaît les procédures à suivre pour protéger vos renseignements personnels.
La protection de la confidentialité de vos renseignements personnels est indiquée dans les contrats de travail de la FFMC et confirmée par écrit.
La FFMC s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels.
Des mesures de sécurité sont en place pour protéger notre bâtiment, les systèmes informatiques et vos dossiers contre toute tentative non autorisée d’accès et d’utilisation.
Les mesures de protection utilisées sont variables et elles dépendent du degré de confidentialité des renseignements à protéger. Plus les renseignements à protéger sont confidentiels, plus le niveau de protection est élevé.
8. Transparence
À des fins de transparence concernant le traitement approprié de vos renseignements personnels, la FFMC rendra facilement accessibles les informations relatives à ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
9. Accès à vos renseignements personnels
Si, à tout moment, vous avez une question concernant nos dossiers contenant vos renseignements personnels, nous ferons de notre mieux pour y répondre.
Vous avez le droit d’être informé(e) du type de renseignements personnels que la FFMC conserve, de la manière dont ils sont utilisés et des personnes avec lesquelles ils sont partagés.
Les renseignements erronés seront rapidement corrigés à votre demande.
Vous pouvez nous aider à maintenir votre dossier à jour en nous informant de toute modification, telle qu’un changement d’adresse ou une modification de votre nom légal.
La plupart des renseignements personnels sont sous forme électronique et ils sont conservés en toute sécurité dans la base de données de la FFMC. Les copies papier contenant des renseignements personnels sont stockées dans une zone à accès restreint.
Pour consulter vos renseignements personnels, il vous suffit d’envoyer une demande écrite et signée au coordinateur national.
Vous devrez fournir des informations suffisantes pour nous permettre de vérifier votre identité.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Une mesure importante de la FFMC par rapport au respect des dix (10) principes de protection de la vie privée est la perception que vous avez de nos pratiques et de nos procédures.
Nous accueillons volontiers vos commentaires et vos suggestions concernant la présente Politique de protection de la vie privée et nous répondrons à toute préoccupation que vous pourriez avoir quant à son application.
Il est très facile de mettre à jour vos renseignements personnels.
Chaque année, à la fin de l’automne, la FFMC vous envoie un formulaire de renouvellement d’adhésion.
Ce formulaire vous fournit un résumé des renseignements que nous avons dans votre dossier.
Toute erreur ou omission dans vos renseignements personnels peut être indiquée directement sur le formulaire, qui peut ensuite être renvoyé à la FFMC.
Il est également possible de modifier les informations de votre profil à tout moment de l’année par le biais de notre site Web ou en contactant :
Fédération des femmes médecins du Canada
1021 Thomas Spratt Place, Ottawa (ON) K1G 5L5
1 844 215-8455 ou 1 613 569-5881
Télécopie : 1 613 249-3906
Courriel : fmwcmain@fmwc.ca
Ce document a été adapté de la politique de confidentialité de la Société de gynéco-oncologie du Canada (GOC), de la Société des obstétriciens et gynécologues du Canada (SOGC) et du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada.